Cutii pentru depozitarea documentelor și a documentelor

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-02-26 06:20

Comanda în documente este importantă pentru rezultate optime și rapide de lucru. Acest lucru vă permite să găsiți rapid hârtiile necesare, precum și să le protejați de influența factorilor externi. Pentru a asigura sistematizarea și siguranța documentelor, trebuie să știți cum să le arhivați corect și ce mijloace sunt necesare pentru aceasta.

Arhivarea documentelor

Orice sferă a vieții umane de la naștere până în ultima zi este însoțită de documente. Ele pot fi de importanță, valoare, durată de stocare diferită. Dar faptul că majoritatea dintre ele trebuie păstrate în stare corespunzătoare pentru un anumit timp este un fapt. Pentru a asigura economisirea hartiilor pe o perioada indelungata, folositi cutii pentru depozitarea documentelor. Astăzi, acestea pot fi achiziționate în mod liber sau realizate manual.

Relevanța stocării hârtiei

Întotdeauna este nevoie să salvați originale și copii.

• Mici, medii șiîntreprinderi mari, în agențiile guvernamentale, arhivarea este o cerință legală.
• La birou, în special în HR, contabilitate, companii comerciale, acest lucru vă permite să optimizați procesul de lucru, să descărcați zona de lucru și să asigurați continuitatea funcțiilor atât pentru angajații noi, cât și pentru cei existenți.
• Acasă, acest lucru asigură ordinea și capacitatea de a găsi documentele necesare la momentul potrivit, inclusiv în situații de urgență.

Accesorii de arhivare

Cutiile de depozitare a documentelor sunt cel mai frecvent utilizate pentru a economisi hârtie. Astăzi, spațiile pentru ele sunt disponibile spre vânzare gratuită. De regulă, acestea sunt prevăzute pentru lucrările A4. Dar există și alte dimensiuni. Unii producători oferă consumatorilor cutii speciale de hârtie în care pot fi depozitate mai multe cutii de hârtie. Se vând neasamblate, iar o instrucțiune simplă facilitează asamblarea oricărui cumpărător. Utilizarea unor astfel de cutii vă permite să scăpați de documentele de afaceri inutile și, dacă este necesar, să găsiți rapid documentul potrivit. Formatul de cutie selectat corespunzător vă permite să rezolvați în mod optim problema spațiului și să economisiți materiale valoroase pentru o lungă perioadă de timp. Și o structurare clară a originalelor și a copiilor uneori crește viteza sarcinilor de către angajați.

Salvarea documentelor la birou

Cutiile de carton sunt cea mai bună alegere pentru a proteja hârtiile de elementele de la locul de muncă.stocarea documentelor. Pentru a le folosi, este necesar să distribuiți materialele în grupuri pe subiecte și să le colectați fie în vrac, fie în fișiere separate, fie în foldere, foldere sau alte tipuri de ele. Și apoi ridicați cutiile în conformitate cu dimensiunile cerute. Sunt ieftine, așa că puteți cumpăra cantitatea de care aveți nevoie. Cutiile se caracterizează prin spațiu, durabilitate și ecologic. Fantele de mână facilitează ridicarea și transportul, în timp ce capacul (rabat sau detașabil) păstrează praful. Afară pe carton se poate semna tipul documentelor. De regulă, cutiile de depozitare pentru birou se vând neasamblate, cu instrucțiuni grafice imprimate, astfel încât să poată fi asamblate și demontate cu ușurință și, dacă este necesar, ascunse într-un loc retras.

Livrarea documentelor pentru economii pe termen lung

Nici o singură agenție guvernamentală sau întreprindere privată care desfășoară afaceri serioase nu se poate face fără arhivarea documentelor. Documentația administrativă, fiscală, de personal, contabilă și de altă natură are o perioadă de stocare diferită, care este reglementată de lista nr. 578. Aceasta este o procedură obligatorie, care prevede adesea o perioadă de economisire destul de lungă (până la 75 de ani). În acest caz, toate lucrările sunt sortate, puse în cutii și predate la sediul prevăzut în acest scop. Există cerințe speciale pentru cutii în acest caz: acestea trebuie să fie din carton rezistent (în mod ideal, dacă îndeplinesc cerința GOST, atunci au șisimilar cu perioada de garanție specificată). În acest caz, este mai bine să folosiți cutii de arhivă pentru depozitarea documentelor și a cutiilor de carton. Acestea din urmă sunt recipientul pentru mai multe recipiente pentru hârtie. Au șiruri, deoarece sunt destinate depozitării pe termen lung.

Pentru comoditate, puteți ridica și cutii pentru depozitarea materialelor atât pe verticală, cât și pe orizontală. De asemenea, trebuie avut în vedere că există întreprinderi private care sunt pregătite să realizeze containere pentru hârtii după dimensiunile date de client.

Arhiva de acasă

Fiecare adult ar trebui să-și facă griji cu privire la păstrarea documentelor importante între pereții casei lor. La urma urmei, de foarte multe ori trebuie să furnizați documente care vă confirmă identitatea, studiile, proprietatea, etc. Pentru a evita cheltuielile financiare inutile și pentru a vă putea exercita drepturile, trebuie să păstrați cardurile de garanție pentru aparatele de uz casnic, manualele acestuia. operare, chitante de achizitie. Documentele pot fi necesare urgent în caz de urgență: în caz de plecare bruscă, incendiu, dezastru natural, evacuare a populației…

Originalele și copiile titlurilor de valoare trebuie să fie într-un singur loc, ascunse de privirile indiscrete, sortate și protejate de factorii externi. Este bine dacă în acest scop este pregătită o cutie pentru depozitarea documentelor acasă. Se poate achizitiona, se face achizitionand un blank de carton la un magazin la un pret mic, sau poti adapta orice cutie inutila. Dacă nu este arhivatoriginale, căutarea lor dureroasă va fi asigurată, iar restaurarea în caz de pierdere va necesita mult timp, finanțe și, cel mai important, nervi.

Organizarea valorilor casei

Pentru a achiziționa cutii pentru depozitarea hârtiei și documentelor sau pentru a le realiza singur, trebuie să dezasamblați toate materialele și să le sortați în grupuri, de exemplu:

• documente personale;
• documente care arată calitatea de proprietar;
• acorduri de împrumut, plăți la tranzacții;
• documente despre starea de sănătate a membrilor familiei, examinări promovate, opiniile medicilor;
• materiale care confirmă plata pentru bunuri, carduri de garanție etc.

Este necesar să se țină cont de perioada de valabilitate a titlurilor de valoare, deoarece unele dintre ele pot să nu fie relevante la momentul analizei.

Sfaturi pentru distribuirea materialelor

Originalele și copiile pot varia în dimensiune, astfel încât casetele de arhivare pot fi, de asemenea, făcute pentru a se potrivi. În acest caz, originalele pot fi sortate:

• în ordinea importanței;
• după dimensiune;
• în funcție de perioada de relevanță;
• după tip (serviciu, acasă…);
• la evenimente.

O astfel de sistematizare va economisi timp în căutarea lucrărilor potrivite și le va proteja de copii, străini și factori externi.

Cutii de depozitare DIY

Principala diferență dintre materialele de familie și cele de birou este dimensiunea lor: la serviciuacesta este de obicei A4, în timp ce acasă hârtia este foarte diferită. Prin urmare, puteți face cutii pentru depozitarea documentelor cu propriile mâini. Există mai multe opțiuni:

1. Puteți cumpăra un semifabricat din orice departament de uz casnic al supermarketului și, urmând instrucțiunile, îl puteți asambla.
2. Dacă aveți nevoie de o cutie de dimensiuni mici, atunci trebuie să luați desenele, să le descărcați, să le transferați pe carton și să le lipiți. Dacă dimensiunile specificate nu se potrivesc utilizatorului, puteți transfera desenul pe hârtie, reducând în același timp dimensiunile piesei de prelucrat de mai multe ori.
3. Cea mai ușoară opțiune este să luați orice cutie de care nu aveți nevoie și să o depozitați pentru originale.
4. Faceți conform propriului desen. Deci, de exemplu, pentru a face o cutie pentru documente personale (pașapoarte, certificate de naștere, drepturi, diplome de studii), trebuie să luați 2 coli de hârtie puternică (carton), să decupați un pătrat de dimensiunea necesară din fiecare, adăugați încă 1,5 cm la unul (pentru capac). Apoi îndoiți fiecare foaie în jumătate și de-a lungul diferitelor diagonale. Ar trebui să fie 3 linii în total. Apoi, colțurile trebuie îndoite spre centru și apoi fiecare parte trebuie îndoită astfel încât marginea sa să treacă prin mijlocul foii. Pasul final este asamblarea cutiei de hârtie de-a lungul liniilor existente și lipirea părților laterale.

În același timp, orice astfel de cutie poate fi decorată pentru a se potrivi cu culoarea interiorului folosind hârtie colorată, lipici, foarfece. „Seifurile” umplute trebuie ferite de lumina directă a soarelui, umiditate și copii.

Documentele sunt însoțitoare ale vieții umane. Le poți asigura siguranța cu ajutorul unor cutii pentru depozitarea documentelor în arhivă, iar dacă situația financiară nu permite acest lucru, atunci le poți construi singur folosind materiale improvizate. Și apoi se asigură o atmosferă calmă la serviciu și acasă.